Pagina asta spune ce date ajung la noi când citești site-ul sau deschizi un cont de probă, de ce le cerem, cui le transmitem, cât le păstrăm și ce poți cere oricând în legătură cu ele. E scrisă ca să fie citită, nu derulată.
OptiSwift e operat de echipa care îl construiește; societatea comercială care îl va administra e în curs de înmatriculare, iar pagina asta se completează cu datele ei de identificare imediat ce există. Până atunci și după aceea, adresa pentru orice întrebare sau cerere legată de date este aceeași: contact@optiswift.ro.
Ce date ajung la noi
Din formularul de probă. Ca să deschidem contul, formularul cere datele firmei — CUI, denumirea, județul și localitatea — și datele tale de contact: numele, adresa de email și numărul de telefon. CUI-ul îl scrii tu; restul datelor firmei le completăm noi din registrul ANAF, iar tu le poți corecta înainte de trimitere.
De la ANAF, în timp ce tastezi. CUI-ul pleacă spre registrul ANAF prin serverul nostru pe măsură ce îl completezi — înainte de trimiterea formularului — pentru că interogarea e cea care completează denumirea firmei sub ochii tăi. ANAF primește doar CUI-ul și data zilei, niciun alt identificator; răspunsul e refolosit pe server cel mult zece minute, ca să nu întrebăm registrul de două ori același lucru.
Dacă firma e un PFA, o întreprindere individuală sau un cabinet individual, datele firmei sunt datele unei persoane — în acest caz, sursa lor este registrul public al ANAF, iar articolul 14 din GDPR ne cere să ți-o spunem aici.
Din corespondență. Ce ne scrii la contact@optiswift.ro rămâne în căsuța noastră de email, ca orice corespondență.
Tehnic. Găzduirea site-ului și a contului ține jurnale de acces la nivel de platformă, cu adresa IP, cum ține orice server web. Statisticile site-ului sunt fără cookie-uri și fără profil individual — ce măsoară exact scrie în politica de cookie-uri și stocare locală. La trimiterea formularului de probă se calculează o amprentă ireversibilă a adresei IP, folosită numai ca să limităm numărul de înscrieri la trei pe oră de la aceeași adresă; adresa IP în clar nu se păstrează.
De ce, și pe ce temei
- Deschiderea contului de probă și cele două emailuri ale lui — confirmarea adresei și linkul cu care îți alegi parola — sunt pași făcuți la cererea firmei, înainte de un contract: art. 6 alin. (1) lit. b din GDPR. Pentru datele tale de contact ca reprezentant al firmei, temeiul este interesul nostru legitim de a ține legătura cu firma prin persoana care a cerut contul — art. 6 alin. (1) lit. f.
- Verificarea firmei în registrul ANAF — același pas precontractual, dublat de interesul legitim de a nu deschide conturi pentru firme care nu pot funcționa.
- Limitarea abuzului — regula „un singur cont de probă per firmă și per adresă de email" și limita de înscrieri pe oră: interes legitim, art. 6 alin. (1) lit. f.
- Statisticile site-ului — interesul legitim de a ști ce pagini sunt citite și cât de repede se încarcă. Te poți opune oricând, la adresa de mai sus.
- Marketing — nu există. Nicio adresă nu primește newsletter și nimic nu se trimite în afara celor două emailuri ale contului. Dacă asta se schimbă vreodată, se schimbă doar cu acordul tău, cerut separat și explicit.
Cui le transmitem
Ca site-ul și contul să funcționeze, datele trec prin furnizori care lucrează pentru noi, pe bază de contract de prelucrare:
- Vercel (SUA) — găzduiește site-ul și colectează statisticile fără cookie-uri. Transferul în afara Uniunii Europene e acoperit de clauzele contractuale standard și de Data Privacy Framework.
- Supabase — baza de date și contul de probă. Datele stau în Uniunea Europeană, în regiunea AWS eu-west-1 (Irlanda); compania-mamă e din SUA, iar accesul de suport e acoperit de clauzele contractuale standard.
- Resend (SUA) — trimite cele două emailuri ale contului; primește adresa ta de email, numele tău și denumirea firmei. Transferul e acoperit de clauzele contractuale standard și de Data Privacy Framework.
- ANAF — primește CUI-ul, ca interogare în registrul public. ANAF nu e un furnizor al nostru; e registrul.
- GitHub — doar dacă descarci programul: descărcarea vine de pe serverele GitHub, iar browserul tău vorbește cu ele abia când apeși pe buton.
Nu vindem date, nu afișăm reclame și nu transmitem nimic nimănui altcuiva — în afara situațiilor în care legea ne obligă.
Cât le păstrăm
- O înscriere care nu se finalizează — de pildă, linkul de confirmare expiră neatins, după 48 de ore — se închide, iar la 30 de zile de la închidere numele, emailul, telefonul, localitatea și amprenta de IP se șterg din registrul înscrierilor.
- Pentru un cont deschis, aceleași câmpuri se șterg din registrul înscrierilor la 90 de zile de la deschidere. O înscriere confirmată pentru care parola nu a fost niciodată aleasă se păstrează la fel, 90 de zile — ca să-ți putem retrimite linkul dacă ne scrii.
- Ce rămâne după ștergere: datele firmei — CUI-ul, denumirea și județul — și o amprentă a adresei de email. CUI-ul și amprenta sunt cele care țin regula „un singur cont de probă per firmă", ca să nu poată fi ocolită printr-o nouă înscriere. Amprenta nu conține adresa și nu o putem citi înapoi din ea; ne lasă doar să recunoaștem aceeași adresă, dacă apare din nou.
- Contul de probă expiră la paisprezece zile de la creare; după expirare datele lui nu mai sunt accesibile, iar ștergerea completă urmează ca operațiune de întreținere.
- Parola n-o vedem niciodată: se păstrează doar sub formă de hash ireversibil, iar linkurile din emailuri se păstrează la fel — ca amprente, nu în clar.
Drepturile tale
Poți cere oricând, la contact@optiswift.ro: acces la datele tale, corectarea lor, ștergerea lor, restricționarea prelucrării, portarea lor sau te poți opune unei prelucrări întemeiate pe interes legitim. Răspundem în cel mult o lună.
Dacă socotești că nu prelucrăm datele corect, te poți plânge autorității de supraveghere:
Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, 010336 București; telefon +40 318 059 211; anspdcp@dataprotection.ro; dataprotection.ro.
Fără decizii automate
Nicio decizie cu efect juridic asupra ta nu se ia automat și nu construim profiluri. Singurele reguli automate sunt cele de mai sus — limita de înscrieri și „un cont per firmă" — și amândouă se pot contesta scriindu-ne.
Dacă nu ne dai datele
Fără datele pe care le cere formularul — CUI-ul, denumirea firmei, numele tău, adresa de email și telefonul — nu putem deschide contul de probă; formularul nu are cum să continue fără ele. Restul site-ului nu îți cere nimic: îl citești fără niciun fel de date.
Modificări
Politica se schimbă odată cu site-ul, iar versiunea curentă e întotdeauna cea de pe pagina asta. O schimbare de substanță se vede aici înainte să se aplice.