OptiSwift
ÎncearcăCont

Fiecare modul, cu ecranul lui.

Cele 17 module stau în cinci grupe, în ordinea zilei de lucru, de la primul pacient la închiderea casei. Capturile de mai jos vin dintr-un cont demonstrativ.

Încearcă acum
Sari la modul

  1. DimineațaClinică

    Intră primul pacient

    1. 0117

      Pacienți

      Găsești pacientul după o parte din nume, după telefon sau CNP.

      Căutarea acoperă tot registrul dintr-o singură căsuță, cu fișa completă alături: contact, acorduri, cumpărături și istoric clinic. Când nu găsește pe nimeni, fișa nouă vine completată cu ce ai căutat.

      • Scrii „stefanescu” și găsești „Ștefănescu”, cu cuvintele numelui în orice ordine.
      • CNP-ul de 13 cifre e verificat cu cifra de control și completează singur data nașterii și sexul.
      • Acordul pentru controale și cel pentru oferte se dau și se retrag separat.
      Modulul Pacienți din OptiSwift: lista de pacienți în stânga și fișa unui pacient deschisă în dreapta.
      Pacienți — lista și fișa, pe același ecran.

    2. 0217

      Consultații

      Scrii refracția o dată, iar din ea ies rețeta și data următorului control.

      Fiecare ochi are refracția lui, la distanță și la aproape, cu diagnosticul ales din nomenclatorul opticii. Adiția completează singură valorile de aproape, iar revenirea devine programare din același ecran.

      • Valorile de aproape completate din adiție rămân marcate „calculat din Adiție”.
      • O valoare în afara intervalului rămâne roșie, oprește salvarea și nu se rotunjește la limită.
      • „Salvează și programează” deschide calendarul cu pacientul, motivul și data deja completate.
      Modulul Consultații din OptiSwift: o consultație salvată — refracția pe fiecare ochi la distanță, intermediar și aproape, cu acuitatea, diagnosticul și data revenirii alături.
      Consultații — refracția, diagnosticul și revenirea.

    3. 0317

      Doctori

      Programările se fac doar în orele de disponibilitate ale fiecărui doctor.

      Medicii și colaboratorii externi stau în același registru, fiecare cu grila lui săptămânală de disponibilitate. Orarul se trage cu mouse-ul în pași de 30 de minute și se salvează singur.

      • Intervalele care se ating sau se suprapun se unesc singure.
      • „Copiază ziua…” pune orarul de luni pe toată săptămâna, cu presetarea Luni–Vineri.
      • Un doctor cu consultații sau programări se dezactivează, iar programul refuză ștergerea.
      Modulul Doctori din OptiSwift: fișa unui practician, cu grila lui de disponibilitate pe săptămână.
      Doctori — registrul și orarul săptămânal.

    4. 0417

      Programări

      Fiecare interval se rezervă o singură dată, oricâte locații ai.

      Calendarul se vede pe săptămână, zi sau lună, peste orarul fiecărui practician, iar orele din afara lui rămân blocate. „Primul liber” găsește primul interval din următoarele opt săptămâni, la acea locație.

      • Baza de date refuză două programări pe același interval, inclusiv la locații diferite.
      • O programare a aceluiași doctor la altă locație apare estompată, cu numele locației.
      • Lista de pacienți se deschide completată, fiecare cu motivul: „Recent”, „Azi 09:00”, „Consult azi”.
      Modulul Programări din OptiSwift: calendarul săptămânal, cu programările peste orarul doctorului.
      Programări — săptămâna, peste orarul real.

    5. 0517

      Rapoarte clinice

      Lista pacienților de chemat la control se scrie singură, cu starea fiecărei reveniri.

      Rapoartele acoperă revenirile, diagnosticele și activitatea, pe medic și pe punct de lucru. Butonul de pe rând deschide fereastra de programare cu revenirea legată.

      • Fiecare revenire are starea scrisă: „Restanță de 12 zile”, „Scadentă azi”, „În termen”, „Programată”.
      • Restanța se calculează după ceasul serverului, indiferent de ora calculatorului de la ghișeu.
      • „Deschide această listă la pornire” face programul să pornească pe revenirile scadente.
      Modulul Rapoarte clinice din OptiSwift: lista revenirilor, cu starea fiecăreia și data programării.
      Rapoarte clinice — revenirile, în ordinea scadenței.

  2. Când vine marfaGestiune

    NIR-ul face prețul de raft

    1. 0617

      Stoc

      Vezi ce ai, la ce preț și cu ce adaos, pe fiecare punct de lucru.

      Fiecare articol apare cu cantitate, preț de achiziție, preț de raft, adaos, TVA, raft și furnizor. Filtrele se combină, iar exportul în Excel are aceleași coloane ca ecranul.

      • Ajustarea de stoc se înregistrează ca mișcare nouă în registru și nu rescrie nimic.
      • Prețul de achiziție intră în exportul Excel doar cu permisiunea de a-l vedea pe ecran.
      • Modificarea prețurilor în masă cere să scrii numărul de articole afectate ca să confirmi.
      Modulul Stoc din OptiSwift: lista de articole, cu cantități, prețuri și adaos pe punct de lucru.
      Stoc — articolele, cu preț și adaos.

    2. 0717

      Recepții

      Recepția finalizată scrie NIR-ul, mișcarea de stoc, prețul de raft și datoria la furnizor.

      Pe fiecare linie scrii adaosul sau prețul de vânzare, iar programul îl calculează pe celălalt. Nota de intrare-recepție iese conformă, cu scadența la data facturii plus termenul furnizorului.

      • Numărul de NIR se alocă abia la finalizare, iar seria rămâne fără goluri.
      • Un articol de pe două linii primește un singur cost, media ponderată, afișat pe ecran.
      • Un NIR finalizat se corectează doar prin stornare.
      Modulul Recepții din OptiSwift: lista documentelor de recepție, cu NIR, furnizor și valoare.
      Recepții — documentele de recepție și NIR-urile lor.

    3. 0817

      Furnizori

      Știi cât datorezi fiecărui furnizor și de câte zile.

      Ecranul se deschide pe solduri, cu vechimea pe cinci intervale. O plată acoperă mai multe facturi, fiecare cu suma ei completată din restul de plată.

      • Filtrele nu se limitează la o lună, așa că o factură din martie e tot neachitată în iulie.
      • Numai plata în numerar intră în Registrul de casă, iar dialogul o spune înainte de confirmare.
      • Programul scrie pe ecran când „Rest” diferă de „Intrări − Plăți”.
      Modulul Furnizori din OptiSwift: soldurile pe furnizor, cu vechimea datoriei pe intervale.
      Furnizori — soldurile și vechimea datoriei.

    4. 0917

      Inventar

      Numeri cu scanerul, iar programul marchează ce s-a vândut sau recepționat între timp.

      Inventarul are trei etape: sesiuni, numărare și revizuire. Cantitatea din program se îngheață la prima scanare, iar diferența se calculează față de ea.

      • Dacă articolul s-a vândut sau s-a recepționat după numărare, cazul trebuie bifat înainte de finalizare.
      • Articolele neatinse rămân neschimbate și se scriu „nenumărat”, niciodată zero.
      • Un inventar finalizat se stornează în întregime, atât cantitatea, cât și valoarea.
      Modulul Inventar din OptiSwift: revizuirea unui inventar, cu diferențele dintre numărat și program.
      Inventar — diferențele, înainte de finalizare.

    5. 1017

      Istoric și valorizare

      Afli valoarea stocului la orice dată, calculată din mișcările de marfă.

      Istoricul arată fiecare mișcare de marfă în ordine, cu soldul după fiecare rând. Valorizarea la o dată aleasă se calculează la cerere din registru, pe costul mediu ponderat.

      • Când valorile coincid, raportul de azi scrie „Se potrivește exact cu ecranul «Stoc»”.
      • Liniile cu cost neclar împart totalul în „Valoare certificabilă” și „Valoare de verificat”.
      • Fișierul exportat conține data, baza de calcul, punctele de lucru, cine l-a generat și când.
      Modulul Istoric și valorizare din OptiSwift: registrul mișcărilor de marfă, fiecare cu felul, cantitatea, costul și documentul ei.
      Istoric și valorizare — mișcările, în ordine, cu documentul lor.

  3. La tejgheaVânzări

    Încasezi tot sau iei avans

    1. 1117

      Încasare

      Scanezi, dai discountul dacă e cazul și încasezi, cu stocul și registrul de casă la zi.

      Rețeta clientului rămâne la vedere cât timp vinzi. Pe aceeași vânzare intră un avans și mai multe plăți, cu sau fără fișă de pacient. Bonul fiscal se tipărește direct din program, pe 28 de modele Datecs, Tremol, Daisy și Activa.

      • Prețul unitar nu se tastează, iar discountul cere un drept și rămâne scris.
      • Discountul pe comandă se împarte pe linii proporțional, ca TVA-ul să iasă corect pe fiecare cotă.
      • Pe nota de comandă scrie „Acest document nu este bon fiscal”, iar textul nu se poate schimba.
      Modulul Încasare din OptiSwift: o vânzare în lucru — ramă, lentile și accesorii pe linii, cu TVA-ul fiecăreia și plata alături.
      Încasare — articolele vânzării și plata ei.

    2. 1217

      Achită rest

      Restanțele stau toate pe un ecran, de la cea mai veche, cu restul după fiecare plată.

      Comenzile cu rest de plată apar cu vechimea pe cinci intervale. Plata parțială e cazul obișnuit, așa că scazi suma din „Se achită acum”, iar „Rămâne” se recalculează.

      • Celula 8–30 de zile nu e colorată, fiind termenul normal de fabricație al lentilelor.
      • Scutirea de plată cere motiv scris și suma retastată, fără să intre în „Încasat”.
      • Dacă clientul mai are o comandă neachitată, programul o semnalează înainte de încasare.
      Modulul Achită rest din OptiSwift: lista comenzilor cu rest de plată, cu vechimea soldurilor.
      Achită rest — restanțele, de la cea mai veche.

  4. La închidereFinanciar

    Registrul e deja completat

    1. 1317

      Registru de casă

      Registrul de casă se completează din numerarul zilei, iar tu doar îl tipărești.

      Documentul obligatoriu al fiecărei zile se alimentează din încasările în numerar și cheltuielile plătite în numerar. Soldul final al unei zile e soldul inițial al zilei următoare.

      • Zilele vin din calendar: o zi fără nicio mișcare are filă și reportează soldul mai departe.
      • O linie ajunsă după închidere se adaugă sub „Înregistrate ulterior tipăririi”, fără să renumeroteze.
      • Totalul Z se compară cu numerarul din vânzări, net de stornările din aceeași zi.
      Modulul Registru de casă din OptiSwift: fila unei zile din registrul de casă, cu încasările și plățile ei.
      Registru de casă — ziua, cu soldul reportat.

    2. 1417

      Cheltuieli

      Vezi cheltuielile pe categorii, pe punct de lucru și pe metodă de plată.

      Zece categorii vin gata făcute și le adaugi pe ale tale. Nimic nu se șterge, iar o cheltuială greșită se stornează și ambele linii rămân în listă.

      • O cheltuială în numerar devine o linie în Registrul de casă, din aceeași operație.
      • „Numerar” apare dezactivat, cu motivul scris lângă el, când alegi „Firmă (fără punct de lucru)”.
      • Raportul tipărit scrie în antet ce acoperă.
      Modulul Cheltuieli din OptiSwift: lista cheltuielilor, pe categorii și metode de plată.
      Cheltuieli — cheltuielile zilei, pe categorii.

    3. 1517

      Rapoarte financiare

      Cinci rapoarte compară perioada aleasă cu cea anterioară și cu anul trecut.

      Rapoartele sunt vânzări, profitabilitate, cheltuieli, încasări și solduri, conversie, fiecare în sinteză sau ca listă, cu export în Excel. Pe 3 ale lunii compari 1–3 cu 1–3 din luna trecută.

      • Costul liniei e cel din clipa vânzării, iar o linie fără cost afișează „—”, niciodată 0,00.
      • TVA-ul se extrage o dată pe cotă, din brutul însumat, nu adunând TVA-urile rotunjite de pe bonuri.
      • Rata de conversie e un prag minim: consultațiile „încă în fereastră” se numără separat.
      Modulul Rapoarte financiare din OptiSwift: sinteza vânzărilor, cu indicatorii și comparațiile lor.
      Rapoarte financiare — vânzările, în sinteză.

    4. 1617

      Facturare

      Factura e validată pentru e-Factura, numerotată și arhivată, iar în SPV o urci tu din portal.

      Emiți factură, factură de avans, storno și proformă, pentru persoane fizice și juridice. Fiecare articol poartă regimul lui fiscal, iar temeiul scutirii se tipărește pe document.

      • Ochelarii sunt scutiți cu drept de deducere, consultația fără, iar programul ține cele două „0” separate.
      • Fișierul trece prin EN16931 și RO_CIUS înainte de export, iar refuzul numește elementul și ecranul lui.
      • „Transmiteri” numără cele cinci zile lucrătoare de la data facturii și arată câte au rămas.
      Modulul Facturare din OptiSwift: documentele emise, fiecare cu numărul, cumpărătorul, totalul și starea lui în e-Factura.
      Facturare — documentele emise și starea lor în e-Factura.

  5. Toată ziuaComunicare

    Pacienții primesc mesaje

    1. 1717

      Mesaje

      Reamintirile și invitațiile la control se scriu singure din consultații și programări.

      Pe SMS și pe WhatsApp trimiți și urări de aniversare, de onomastică și campanii din vânzările tale. Lista zilnică arată la cine nu pleacă mesajul și de ce. Mesajele se plătesc în contul tău de la furnizor.

      • Un pacient primește un mesaj pe zi, iar programarea trece înaintea revenirii, care rămâne cu motivul.
      • Contorul arată cum un singur „ă” taie segmentul de la 160 la 70 de caractere și marchează litera.
      • Între 22:00 și 08:00 nu pleacă mesaje promoționale, oricare ar fi orele liniștite configurate.
      Modulul Mesaje din OptiSwift: istoricul mesajelor trimise, fiecare cu starea livrării, textul și costul lui.
      Mesaje — ce a plecat, ce a ajuns și ce a costat.

Modulele de mai sus vin într-o singură instalare și lucrează pe aceleași date.

Vezi prețulScrie-neRegulile fiscale, cu temeiul fiecăreia