Pagina principală spune ce nu mai trebuie să te preocupe. Aici scrie de ce, cu articolul de lege alături, ca să poți verifica fiecare rând cu contabilul tău.
Nimic din ce urmează nu ține loc de consultanță fiscală, iar declarațiile rămân treaba contabilului. Ce garantăm este că programul cunoaște regulile de mai jos și le aplică singur.
Ochelarii de corecție nu au cotă de TVA
Ramele cu marcaj CE destinate lentilelor de corecție, lentilele cu dioptrie și montajul care face parte din aceeași livrare sunt scutite cu drept de deducere, în temeiul art. 294 alin. (5) lit. c) din Codul fiscal. Nu sunt la cotă zero și nu sunt la cota standard — încadrarea la cota standard este greșită începând cu 11 iunie 2023, iar reforma de TVA din august 2025 nu a atins ochelarii de corecție.
Consultația oftalmologică este și ea scutită, dar fără drept de deducere, în temeiul art. 292 alin. (1) lit. a) — adică exact pe dos.
Pe hârtie amândouă apar ca „0”, așa că singurul loc în care se pot deosebi este programul. În OptiSwift un articol poartă un regim fiscal, nu o cotă, iar cota vine din regim; un regim de scutire nu admite altă cotă decât 0%. Temeiul se tipărește pe factură și se completează în fișierul e-Factura.
Un etui, o soluție de întreținere sau un lanț nu sunt proteze și rămân la cota standard, 21%. De aceea un singur bon de comandă poate purta două regimuri diferite — și de aceea marja se calculează pe rând, nu pe bon: un articol scutit și unul cu TVA nu se pot aduna înainte de a fi aduse amândouă la net.
Plafonul de 395.000 de lei
Plafonul de scutire este de 395.000 de lei, majorat de la 300.000 prin OG 22/2025, de la 1 septembrie 2025.
Capcana pentru o optică este că vânzările scutite cu drept de deducere intră în plafon, deși fiecare document arată 0 lei TVA (art. 310 alin. (2)). Cu alte cuvinte, o optică poate depăși plafonul fără să vadă nimic venind. La depășire, regimul normal se aplică din chiar tranzacția care depășește plafonul, nu de luna următoare.
OptiSwift ține indicatorul cumulat de la 1 ianuarie, în Setări → TVA, și avertizează înainte de atingerea plafonului. Înregistrarea propriu-zisă rămâne treaba firmei și a contabilului.
Registrul de casă
Registrul de casă obligatoriu se completează singur, pe fiecare punct de lucru, din ce înregistrează deja programul: o vânzare cu numerar, o achitare de rest, o plată în numerar către furnizor, o cheltuială. Soldul de deschidere se introduce o singură dată, înainte de prima tipărire — fără el programul refuză să tipărească primul registru. Tipărirea închide ziua.
O cheltuială trecută pe firmă, nu pe un punct de lucru, nu poate fi în numerar: nu există o casă a firmei din care să iasă banii, ci doar casa fiecărui punct de lucru.
Totalul Z al casei de marcat se introduce de mână, de pe raportul aparatului, și se pune față în față cu numerarul din vânzările zilei în trei stări — neînregistrat, corespunde, diferă. Niciodată două: o zi pentru care nimeni nu a introdus raportul Z nu se afișează niciodată ca fiind pusă de acord.
e-Factura și SPV
Factura electronică este obligatorie în B2B și, de la 1 ianuarie 2025, și în B2C (art. 10¹ alin. (2) din OUG 120/2021). Termenul de transmitere este de cinci zile lucrătoare de la emitere.
Ce face programul:
- construiește fișierul RO_CIUS / UBL 2.1 dintr-o factură emisă;
- îl verifică față de regulile EN16931 și RO_CIUS înainte să-l dea mai departe;
- îl numerotează în registrul firmei și îl leagă de documentul lui;
- ține fila Transmiteri — toate facturile și stornările emise care nu au ajuns încă în SPV, ordonate după termenul cel mai apropiat, nu după data emiterii, cu cele restante marcate și numărate;
- exportă dintr-o apăsare toate fișierele gata de transmis, ca să faci o singură sesiune în portal;
- înregistrează indexul de încărcare și apoi răspunsul — acceptată, cu sigiliul Ministerului, sau respinsă, cu motivul și XML-ul erorilor;
- păstrează arhiva descărcată din SPV, legată de factura ei, cu data și amprenta fișierului.
Ce nu face programul, și este important: încărcarea în SPV o faci tu, din portal. Transmiterea automată cere datele de acces ale firmei la portal, pe care numai firma le deține.
Originalul facturii electronice este fișierul semnat de Ministerul Finanțelor, descărcat din SPV; PDF-ul tipărit este doar o reprezentare lizibilă, fără valoare de original. SPV-ul păstrează fișierele numai 60 de zile, iar după aceea nu mai sunt accesibile prin portal — multe firme își pierd astfel accesul la propriile facturi. Obligația de arhivare este de cinci ani.
O factură acceptată în SPV este definitivă: programul nu o mai lasă să fie regenerată, pentru că legea nu permite modificarea ei. Proforma nu este document fiscal și nu se transmite niciodată.
Bonul fiscal cu cod QR
Obligatoriu de la 1 noiembrie 2026, prin OUG 68/2025.
Codul îl tipărește casa de marcat, nu programul. Aparatul are nevoie de actualizarea lui, de la firma care îl întreține — un program nu poate înlocui un aparat certificat, cu memoria lui fiscală. Partea OptiSwift e pregătită de pe acum; dacă mai e nevoie de ceva până la termen, vine ca actualizare obișnuită, fără să se schimbe nimic la instalare.
Ce se schimbă are dată
Cotele, regimurile fiscale, plafoanele, prețurile și adaosurile se configurează cu dată de intrare în vigoare. O regulă nouă începe să funcționeze de mâine și nu atinge nicio vânzare de ieri.
Exemplul pe care l-a trăit toată lumea este cota standard: 19% până la 31 iulie 2025, 21% din 1 august 2025. O vânzare din iulie rămâne la 19%, pentru totdeauna. Trecutul nu se rescrie, se datează.
Temeiuri
- art. 294 alin. (5) lit. c) Cod fiscal — scutire cu drept de deducere
- art. 292 alin. (1) lit. a) Cod fiscal — scutire fără drept de deducere
- art. 310 alin. (2) Cod fiscal — ce intră în cifra de afaceri pentru plafon
- OG 22/2025 — plafonul de scutire 395.000 lei, din 1 septembrie 2025
- OUG 120/2021, art. 10¹ alin. (2) — e-Factura, inclusiv B2C din 1 ianuarie 2025
- OUG 68/2025 — bonul fiscal cu cod QR, din 1 noiembrie 2026